يُنفّذ برنامج «سفراء المعهد» وفق ست مراحل متكاملة، على النحو الآتي:
المرحلة الأولى: بناء الشراكات المجتمعية
تعمل إدارة المعهد على بناء الشراكات وإبرام الاتفاقيات مع الجهات والمؤسسات العامة والخاصة، بما يسهم في دعم أهداف البرنامج، وتوفير الامتيازات والمزايا التحفيزية للطلاب، وتعزيز المسؤولية المجتمعية تجاه التعليم الشرعي.
المرحلة الثانية: الرصد السنوي
تبدأ مع بداية كل عام دراسي عملية رصد درجات الطالب تلقائيًا، وفق معايير البرنامج، من خلال «بوابة الطالب» بنظام المنهل، وتستمر طوال العام الدراسي وفق الآليات المعتمدة. وتُعتمد النتيجة السنوية وتُضاف تلقائيًا إلى الرصيد التراكمي للطالب.
المرحلة الثالثة: مراجعة التصنيفات
تُراجع التصنيفات السنوية للطلاب في نهاية كل عام دراسي بناءً على أرصدتهم التراكمية، مع استكمال أعمال الرصد ومعالجة حالات التأخر في اعتماد النتائج من فروع المعهد.
كما تُعد إدارة الشؤون التعليمية تقريرًا شاملًا يتضمن نتائج البرنامج، وما يواجهه من ملاحظات أو عراقيل؛ تمهيدًا لاعتماد النتائج النهائية.
وتنعكس عمليات الرصد والتقييم والتحديث مباشرةً عبر «بوابة الطالب»، من خلال شاشة «هوية الطالب».
المرحلة الرابعة: الاستفادة من امتيازات الشركات والمؤسسات الراعية
يُتاح للطالب الاستفادة من الامتيازات والمزايا التي يتضمنها البرنامج، وفق مستوى السفير الذي بلغه ورصيد النقاط الذي حققه.
كما يجوز للطالب الاحتفاظ برصيده وتجميعه للاستفادة منه في وقت لاحق، وفق الضوابط والآلية المعتمدتين.
المرحلة الخامسة: اعتماد عمليات التقييم وبيان مستويات السفراء
تحيل إدارة الشؤون التعليمية نتائج البرنامج بصورة دورية إلى إدارة المعهد، وتُعتمد عمليات التقييم ومستويات السفراء وفق الضوابط المعتمدة، مع منح الطالب ما يثبت مستواه وما يرتبط به من مزايا وامتيازات.
المرحلة السادسة: المتابعة والتطوير
تتولى إدارة المعهد الإشراف على تطوير البرنامج، وقياس أثره، وتقييم نتائجه بصورة دورية، والعمل على تطوير معاييره وآلياته وشراكاته؛ بما يحقق أهدافه ويعزز استدامته.